यदि आप छोटा या मध्यम आकार का व्यापारिक प्रतिष्ठान चलाते हैं तो गूगल एप्स आपके लिए काफी उपयोगी साबित हो सकता है. इसका बेसिक अकाउंट मुफ्त उपलब्ध है और इस सुविधा की मदद से गूगल की कई सेवाएँ जैसे कि जीमेल, डॉक्स, कैलेंडर, साइट्स आदि का व्यक्तिगत संस्करण आपके लिए उपलब्ध हो जाता है. विशेष रूप से अपने ईमेल को गूगल एप्स पर स्थानांतरित करने से कई लाभ हो सकते हैं. इन लाभों के बारे में जीमेल की प्रोडक्ट मार्केटिंग मैनेजर मिशेल लिज़ोविस्की ने अपने ब्लॉग में लिखा है.
आइए देखें वे 7 लाभ और टिप्स गूगल जीमेल एप्स इस्तेमाल करने के:
अपने निजी डुमेन का ईमेल पता पाइए:
इस सुविधा की मदद से आपको अपने निजी डुमेन का ईमेल पता मिल सकता है. यानी कि आप जीमेल का आवरण और तकनीक का इस्तेमाल कर अपने ईमेल भेज और प्राप्त कर सकते हैं परंतु ईमेल का पता yourname@company.com रहेगा.
इस प्रकार के कस्टमाइज़ ईमेल पते का इस्तेमाल आप अपने और अपने कर्मचारियों के लिए कर सकते हैं. सभी के अपने अपने मेलबॉक्स रहेंगे. आप चाहें उतने कर्मचारियों को गूगल एप्स से जोड़ सकते हैं.
अन्य ईमेल को अपने जीमेल में इम्पोर्ट कीजिए
जीमेल की मैल फेचर सुविधा की मदद से आप अन्य ईमेल को अपने जीमेल में इम्पोर्ट कर पाते हैं. इस सुविधा की मदद से 5 ईमेल इम्पोर्ट किए जा सकते हैं. इससे आपको अपने ईमेल को चैक करने के लिए बार बार लोगिन नहीं करना पड़ॆगा. यह सुविधा जीमेल के एप्स संस्करण और सामान्य जीमेल दोनों में उपलब्ध है.
लेबल फीचर
जीमेल का लेबल फीचर मेलबॉक्स की फोल्डर सुविधा से कहीं बेहतर है. आप कई प्रकार के लेबल बना सकते हैं जैसे कि sales, customer, vendor, marketing आदि और फिर फिल्टर के मदद से इनसे संबंधित ईमेल को लेबल प्रदान कर सकते हैं. एक फिल्टर पर कई लेबल भी लग सकते हैं. लेबलों को अलग अलग रंग दिए जा सकते हैं जिससे उनकी पहचान और सरल हो जाती है.
इस सुविधा का उपयोग करने के लिए सेटिंग में फिल्टर में जाएँ
परिष्कृत चैट
गूगल एप्स की चैट सुविधा पहले से परिष्कृत है. इस सुविधा को जीमेल के अंदर इस्तेमाल करने पर कोई खास बदलाव नज़र नहीं आएगा परंतु गूगल एप्स के स्टार्ट पेज को यदि आईगूगल में बदल दिया जाए तो यह परिष्कृत सुविधा अत्यंत उपयोगी बन जाती है.
इसका एक और लाभ यह है कि डिफाल्ट स्वरूप में इस चैटविंडो के अंदर केवल आपकी कम्पनी के कर्मचारी ही दिखेंगे. जिससे अनावश्यक चैट को रोका जा सकता है.
टु डु लिस्ट
जीमेल के अंदर ही टु डु लिस्ट जोडी जा सकती है, जिसे टास्क मैनेजमेंट कहते हैं. गूगल लैब में जाकर इस सुविधा को चालू कर सकते हैं. इसकी मदद से आप भविष्य में किए जाने वाले कार्यों को समायोजित कर सकते हैं, उनके बारे में नोट लिख सकते हैं और फिर कार्य सम्पन्न हो जाने पर उन्हें मिटा सकते हैं.
ऑफलाइन जीमेल
जीमेल की यह सुविधा काफी उपयोगी है. इस सुविधा की मदद से जीमेल माइक्रोसोफ्ट आउटलुक की तरह काम करने लगता है. गूगल लेब में जाकर इस सुविधा को चालू किया जा सकता है. इसके बाद यदि आपका इंटरनेट डिस्कनेक्टेड भी हो तो भी आप जीमेल को खोल पाएंगे और अपने पुराने ईमेल खंगाल पाएंगे. नए ईमेल लिखे भी जा सकते हैं और फिर इंटरनेट कनेक्ट कर एक साथ भेजे जा सकते हैं.
केनड रेस्पांस
जीमेल की यह सुविधा भी काफी उपयोगी. व्यापारिक ईमेल कई बार एक ही तरह के होते हैं. उदाहरण के लिए किसी उत्पाद का कैटेलोग या कोटेशन, धन्यवाद पत्र आदि. इन सबको आप केनड रेस्पांस में सेव कर सकते हैं. अगली बार जब भी आपको इस तरह की ईमेल भेजना हो तो फिर से टाइप नहीं करना पड़ॆगा वह आपको केनड रेस्पांस मेनु में मिल जाएगा.
